Önkiszolgáló helyszíni regisztrációs (Self Check-in) és badge nyomtató kioszk

Rendezvénybeléptetési és helyszíni regisztrációs megoldásaink széles választéka garantálja a gördülékeny és biztonságos helyszíni beléptetést, a hatékony vendégkezelést és a professzionális tömegirányítást – melynek egyik kulcsfontosságú eszköze az önkiszolgáló helyszíni regisztrációs (Self Check-in) kioszk.

A rendezvényre történő megérkezés élménye alapvetően meghatározza a vendégélményt és a rendezvényről alkotott összképet, ezért kiemelt figyelmet fordítunk az online regisztráció, a jegyértékesítés, a rendezvénybeléptetés és a helyszíni regisztráció folyamataira, amelyek szerves eleme lehet a megfelelően kialakított önkiszolgáló helyszíni regisztrációs (Self Check-in) és badge nyomtató kioszk.

Önkiszolgáló helyszíni regisztrációs (Self Check-in) kioszk megoldásaink teljes körűen testre szabhatók, és könnyedén integrálhatók más rendezvénytechnológiai megoldásainkkal – mint például látogatókövetési rendszereink, pontgyűjtő megoldásaink és interaktív, gamifikációs eszközeink –, valamint külső rendszerekkel is. Ennek köszönhetően a rendezvény minden aspektusát lefedő, egységes ökoszisztémát, valamint megbízható és gyors működést biztosítanak a legmodernebb technológiák alkalmazásával.

Önkiszolgáló helyszíni regisztrációs kioszk alapú rendezvényregisztráció, badge nyomtatás és beléptetés

Az önkiszolgáló helyszíni regisztrációs (Self Check-in) kioszk alapú rendezvényregisztrációs és beléptetési megoldás lehetővé teszi, hogy a rendezvényre érkező vendégek önállóan, kezelőszemélyzet bevonása nélkül végezzék el a helyszíni regisztrációt és a check-in (érkeztetési) folyamatot, valamint a badge nyomtatást.

A helyszíni regisztráció a meghívón vagy az online rendezvényregisztrációs folyamat során kapott visszaigazoláson szereplő azonosító kód valamelyikének leolvasásával — vonalkód, QR-kód, NFC vagy RFID —, a vendég nevének és/vagy egyedi azonosítójának (például PIN-kód) megadásával, illetve igény esetén arcfelismerésen alapuló azonosítással történik.

A sikeres azonosítást követően a rendszer automatikusan végrehajtja a rugalmasan konfigurálható rendezvény-specifikus regisztrációs és beléptetési folyamatot, és szükség esetén a vendég badge-ének vagy karszalagjának helyszíni nyomtatását is elvégzi.

A megoldás a regisztrációs folyamat részeként további digitális szolgáltatásokat is képes kezelni, például:

• részvételi igazolás vagy tanúsítvány automatikus küldése,
• e-mail, SMS vagy push értesítés indítása a szervezők felé,
• rendezvényalkalmazás aktiválása vagy jogosultságok, kuponok kiosztása.

Ezek, valamint számos további funkció széles körben testre szabható a rentiT által fejlesztett teljeskörű rendezvényregisztrációs platform és integrált rendezvénytechnológiai ökoszisztéma keretében.

Miért érdemes önkiszolgáló helyszíni regisztrációs kioszk megoldást alkalmazni rendezvényen?

Az önkiszolgáló helyszíni regisztrációs (Self Check-in) kioszk megoldás ideálisan kiegészíti a hagyományos, személyzettel támogatott regisztrációs folyamatokat. A rendezvények alapvető célja az emberi találkozások és a networking lehetőségek megteremtése, ezért kiemelten fontos, hogy az érkezés és a beléptetés folyamata professzionális, gyors és zökkenőmentes legyen.

Az önkiszolgáló regisztrációs kioszk megoldás elsősorban az egyszerűbb adminisztrációt igénylő rendezvényeken jelent hatékony támogatást, valamint azon gyakorlott rendezvénylátogatók vendégélményét javítja, akik számára a rendezvények látogatása és az ezzel járó adminisztratív lépések rutinszerűek, és nem igényelnek személyes segítséget. Számukra a gyors, önálló check-in időmegtakarítást és nagyobb kontrollérzetet, összességében pedig kiemelkedően pozitív ügyfélélményt biztosít.

Ezzel párhuzamosan a kiszolgáló személyzet létszáma optimalizálható, miközben a szervezői figyelem sokkal inkább azokra a vendégekre összpontosítható, akik valóban személyes támogatást igényelnek. Ennek eredményeként az egyik legfontosabb érintkezési pont — az érkezés élménye — a vendégek szélesebb köre számára válik pozitív és emlékezetes tapasztalattá.

Főbb funkciók - Mit tud egy önkiszolgáló helyszíni regisztrációs kioszk?

A rentiT önkiszolgáló helyszíni regisztrációs (Self Check-in) kioszk megoldása többféle kivitelben érhető el a rendezvény regisztrációs folyamataihoz igazodva. A kioszk dekorálható állvánnyal, kód- vagy chipolvasóval, különböző méretű érintőképernyővel, valamint igény szerint karszalag- vagy badge-nyomtatóval is felszerelhető.

A megoldás a rendezvény mérete és vendéglétszám szerint skálázható.

A kioszk akár sziget üzemben is képes működni, megfelelő konfiguráció esetén akkumulátoros üzemeltetéssel és adott esetben offline — azaz internetkapcsolat nélküli módban is képes fenntartani a regisztrációs folyamatot és a biztonságos működést. Az internetkapcsolat helyreállását követően az automatikus adatszinkronizáció történik.

A megoldás kezeli a vonalkódos, QR-kódos, NFC- és RFID-alapú azonosítást, továbbá lehetőséget biztosít arcfelismerésen alapuló azonosításra vagy egyszerűen begépelt egyedi kódok használatára is.

A kioszk badge-, ültető kártya, sorsjegy vagy karszalag-nyomtatásra is alkalmas, a rendezvény beléptetési és jogosultsági logikájának megfelelően.

Az önkiszolgáló helyszíni regisztrációs kioszk egyszerűen integrálható a rentiT online rendezvényregisztrációs, jegyértékesítő és egyéb rendezvénytechnológiai megoldásaival, valamint bármely külső, harmadik fél által biztosított rendezvényplatformmal.

A rentiT által szállított Self Check-in kioszkok a rentiT rendezvénytechnológiai ökoszisztéma szerves részét képezik, és valós idejű adatkezeléssel, integrált módon képesek más rendszerekre és szolgáltatásokra is hatni, azokat vezérelve. A kioszk működése valós időben monitorozható a szervezői felületen, az aktuális terhelés, a vendégforgalom és az aktuális vendéglista azonnal átlátható.

A rendszer sokoldalú, a helyszíni regisztráción túl a kioszkok pontgyűjtő, voucher-beváltó, ellenőrző, feliratkozó, szavazó, tombola vagy gamifikációs funkciókat is elláthatnak. A működés dinamikusan alakítható, így ugyanazon eszköz a rendezvény flow-ját követve, időpont vagy egyéb esemény (például sorsolás előtti vagy utáni állapot) alapján eltérő feladatokat is elláthat.

A kioszk érintőképernyős felülete támogatja a többnyelvű működést, teljes körűen testreszabható, optimalizálva az adott rendezvény és az ellátandó funkciók igényei szerint.

Mind a felhasználói felület, mind a rendszert kezelő rentiT rendezvénytechnológiai ökoszisztéma kiemelt figyelmet fordít a GDPR előírások betartására, valamint a különböző nemzetbiztonsági, hatósági és rendvédelmi rendszerekhez illeszthetőségre.
Továbbá fontos szempont, hogy a vendégélményt nem korlátozó módon, de a lehető legdiszkrétebb formában legyen használható a rendszer minden eleme.

Előnyök

Az önkiszolgáló helyszíni regisztrációs (Self Check-in) és badge nyomtató kioszk alapú megoldás alkalmazása rendezvényeken számos előnyt biztosít a rendezvényszervezők és a vendégek számára egyaránt:

• Professzionális megjelenés és prémium kioszk dizájn, a rendezvény arculatához igazítva
• Gyors és gördülékeny érkezési és badge nyomtatási folyamat, kevesebb sorban állás
• Kezelőszemélyzet nélkül is működő regisztráció, optimalizált humánerőforrás-igénnyel
• Skálázható megoldás, amely a rendezvény méretéhez és a vendéglétszámhoz igazítható
• Offline és akkumulátoros üzemeltetés lehetősége, internetkapcsolat nélküli környezetben is
• Többféle azonosítási technológia támogatása (vonalkód, QR-kód, NFC, RFID, PIN-kód, arcfelismerés)
• Valós idejű adatkezelés és monitorozás, szervezői felület
• Egységes rendezvénytechnológiai ökoszisztémába illeszkedő működés
• Többnyelvű, testreszabható felhasználói felület, nemzetközi rendezvényekhez is
• Magas szintű adatbiztonság és GDPR-kompatibilis működés, szükség esetén illeszthető nemzetbiztonsági, hatósági és rendvédelmi rendszerekhez is
• Rugalmasan bővíthető funkciók egyedi igények alapján, pl.: badge-nyomtatás, pontgyűjtés, szavazás, ültető kártya, tombola vagy gamifikáció stb.
• Pozitív vendégélmény, különösen a gyakorlott rendezvénylátogatók számára

Hogyan működik a rentiT önkiszolgáló helyszíni rendezvényregisztrációs és badge nyomtató kioszk?

A rentiT önkiszolgáló Self Check-in és badge nyomtató kioszk megoldása egy gyors, biztonságos és teljesen automatizált helyszíni regisztrációs folyamatot biztosít a rendezvényre érkező vendégek számára.

A rendezvényre érkező vendég a helyszínen elhelyezett önkiszolgáló regisztrációs és badge nyomtató kioszknál önállóan végzi el a check-in (érkeztetési) folyamatot, kezelőszemélyzet bevonása nélkül.

Azonosítás:

• A vendég a meghívón vagy az online regisztráció során kapott azonosítót olvassa le a kioszkon elhelyezett olvasó segítségével. (vonalkód, QR-kód, NFC, RFID, PIN-kód vagy – igény esetén – arcfelismerés)

Jogosultság-ellenőrzés:

• A rendszer valós időben ellenőrzi a vendég jogosultságait a rendezvény beléptetési és regisztrációs logikája alapján.

Automatikus regisztráció:

• A sikeres azonosítást követően a rendszer automatikusan végrehajtja az előre definiált, rendezvény-specifikus regisztrációs folyamatot egyben naplózza a vendég érkezését / távozását.

Kimeneti műveletek:

• Igény szerint megtörténik a badge, karszalag, ültető kártya, sorsjegy nyomtatás, digitális visszaigazolás küldése, rendezvényalkalmazás aktiválása vagy egyéb jogosultságok kiosztása.

Valós idejű adatok:

• A folyamat minden lépése azonnal megjelenik a szervezői felületen, biztosítva a szervezők részére a jelenlévők és érkezők listájának és a létszám pontos követését.

Gyakran ismételt kérdések (GYIK)

• Mi az önkiszolgáló (Self Check-in) helyszíni regisztrációs kioszk?

  • Az önkiszolgáló, más néven Self Check-in helyszíni regisztrációs kioszk egy olyan rendezvénytechnológiai megoldás, amely lehetővé teszi, hogy a vendégek kezelőszemélyzet bevonása nélkül, önállóan végezzék el a rendezvényre történő regisztrációt, érkeztetést (check-in) és szükség esetén a badge vagy karszalag nyomtatást is.

• Használható a kioszk badge nyomtatásra rendezvényen?

  • Igen. A megoldás ideális „helyszíni badge nyomtatás”, „önkiszolgáló badge nyomtatás” és „badge nyomtató kioszk” igényekre is. A rentiT Self Check-in és badge nyomtató kioszk megoldása alkalmas továbbá:

    • névre szóló badge nyomtatásra,

    • karszalag nyomtatásra,
    • ültetőkártya vagy sorsjegy nyomtatásra is,

    a rendezvény jogosultsági és beléptetési logikájának megfelelően.

• Hogyan történik a vendégek azonosítása a kioszknál?

  • Az azonosítás módja a rendezvény igényei szerint szabadon konfigurálható. A kioszk többféle azonosítási módot támogat, többek között:

    • vonalkód

    • QR-kód
    • NFC
    • RFID
    • PIN-kód vagy egyedi azonosító
    • igény esetén arcfelismerés
• Működik a kioszk internetkapcsolat nélkül is?

  • Igen. A rendszer képes offline (internetkapcsolat nélküli) módban is működni.
    Az adatok biztonságosan tárolásra kerülnek, majd az internetkapcsolat helyreállását követően automatikusan szinkronizálódnak a központi rendszerrel.

• Használható a kioszk kezelőszemélyzet nélkül?

  • Igen. Az önkiszolgáló helyszíni regisztrációs kioszk kifejezetten arra lett tervezve, hogy teljesen önállóan, kezelőszemélyzet bevonása nélkül működjön, ugyanakkor bármikor kombinálható hagyományos, személyzettel támogatott regisztrációs pultokkal is.

• Integrálható más rendezvényplatformokkal és rendszerekkel?

  • Igen. Az egységes adatkezelés és a valós idejű információáramlás biztosítása érdekében a kioszk teljes körűen integrálható a rentiT online rendezvényregisztrációs és jegyértékesítő megoldásaival, valamint külső, harmadik fél által biztosított rendszerekkel is.

• Milyen rendezvényeken ajánlott a Self Check-in kioszk használata?

  • Különösen ott, ahol fontos a gyors beléptetés, a sorok csökkentése és a professzionális vendégélmény. A megoldás ideális többek között:

    • konferenciákon és szakmai eseményeken

    • vállalati rendezvényeken
    • kiállításokon és expókon
    • sporteseményeken
    • fesztiválokon
    • zárt, meghívásos rendezvényeken
• Mennyire biztonságos az adatkezelés?

  • A megoldás úgy lett kialakítva, hogy a vendégélményt nem korlátozva, mégis a lehető legdiszkrétebb módon működjön.

    A rendszer megfelel a GDPR előírásoknak, és kiemelt figyelmet fordít:

    • az adatbiztonságra,

    • a jogosultságkezelésre,
    • valamint – igény esetén – nemzetbiztonsági, hatósági és rendvédelmi rendszerekkel való illeszthetőségre is.
• Skálázható a megoldás nagy létszámú rendezvényekhez?

  • Igen. A kioszkos regisztrációs megoldás rugalmasan skálázható, a rendezvény méretéhez és vendéglétszámához igazítható, akár több párhuzamos kioszk használatával is.

• A kioszk megjelenése igazítható a rendezvény arculatához?

  • Igen. A kioszk dekorálható, brandelhető, így vizuálisan is illeszkedik a rendezvény arculatához, hozzájárulva a professzionális és prémium megjelenéshez már az érkezés pillanatától.

Ajánlat kérési checklist

Amennyiben felkeltette érdeklődését a rentiT önkiszolgáló helyszíni regisztrációs (Self Check-in) és badge nyomtató kioszk megoldás, kérjük, az alábbi információk megadásával kérjen ajánlatot, hogy tanácsadónk célzott részletek birtokában vehesse fel Önnel a kapcsolatot.

Rendezvény alapinformációk:

• Rendezvény időpontja és napszaka
• Helyszín és jellege (beltér / kültér)
• Rendezvény típusa (konferencia, kiállítás/expo, vállalati esemény, sportesemény, fesztivál, zárt VIP esemény stb.)
• Többnapos rendezvény esetén: napok száma, nyitvatartás

Várható létszám és érkezési mintázat:

• Várható vendéglétszám (naponta / rendezvény során)
• Érkezési és távozási csúcsidők (kb. idősávok)
• Szükséges kioszkok száma vagy célzott áteresztőképesség

Azonosítási módok, alkalmazott technológia:

• Tervezett azonosítás: vonalkód / QR-kód / NFC / RFID / PIN-kód / arcfelismerés
• Az azonosítók forrása: online regisztráció, ticketing rendszer, CRM, lista import stb.
• Többféle azonosítás szükséges ugyanazon rendezvényen? (igen/nem)

Regisztrációs és beléptetési logika:

• Tervezett jogosultsági szintek (VIP, staff, exhibitor, media, visitor stb.)
• Zónák / szektorok kezelése szükséges? (igen/nem, rövid leírás)
• Érkezési / távozási ajándékok kezelése
• Ültetés logikája (ülésrend, asztal kiosztás, szektor kezelés)
• Étel-ital kuponkezelés szükséges-e?
• Sorsjegy, tombola vagy egyéb gamifikációs aktivitás részét képezi-e az eseménynek?

Badge nyomtatás és kimeneti műveletek

• Szükséges helyszíni badge nyomtatás?
• Szükséges karszalag nyomtatás?
• Egyéb nyomtatás: ültetőkártya, sorsjegy, voucher, belépőkártya (ha releváns)
• Digitális kimenetek: e-mail/SMS/push értesítés, app aktiválás, kupon/jogosultság kiosztás

Integrációk és rendszerek

• Szükséges-e harmadik fél által szolgáltatott platformokkal történő integráció?
• Rendvédelmi vagy hatósági rendszerek felé kell-e adatot szolgáltatni?

Infrastruktúra és üzemeltetés

• Adott-e internet elérhetőség a helyszínen?
• Áram-vételi lehetőség távolság / elérhetőség
• Kioszkok elhelyezése: egy ponton / több beléptetési ponton?

Kivitelezés, arculat és speciális igények

• Tervezett építés és bontás időpontja
• Szükséges dekorálás / branding?