RRR rendezvényes matchmaking és B2B-találkozószervező
rentiT Rapid Rendezvous (RRR) – rendezvényes matchmaking és B2B-találkozószervező
A rentiT Rapid Rendezvous (RRR) a rentiT által fejlesztett, önálló modulként is igényelhető, valamint a REM rendezvényplatformba integrálható matchmaking megoldás. Konferenciák, kiállítások, üzleti fórumok és szakmai rendezvények résztvevői kereshetnek tárgyalópartnert, kezdeményezhetnek találkozót és egyeztethetnek időpontot. A visszaigazolt találkozókhoz a rendszer asztalt, standot vagy helyszínt rendel, a személyes programot pedig naptárban és listában mutatja meg. A szervező dedikált admin felületen követheti a meghívásokat, a foglalásokat és a rendelkezésre álló kapacitást.
Gyors áttekintés
- Elsődleges cél: Üzleti találkozók egyeztetése és helyszíni beosztása
- Felhasználók: Rendezvényszervezők, eseményadminisztrátorok és résztvevők
- Felület: Böngészőben használható, mobilhoz és számítógéphez igazodó webalkalmazás
- Rendezvénystruktúra: Egy- és többnapos események, naponként több networking-idősávval és szünetekkel
- Időpont-egyeztetés: Többféle, rendezvényenként választható meghívási mód
- Helyszíni tájékoztatás: Signage kijelzők, asztalkijelzők
- Adatátadás: Excel-import, EES, REM integráció, API egyéb rendszerekhez
- Felület nyelve: Többnyelvű
- Igénybevétel: Önálló matchmaking modulként is igényelhető, a REM rendezvényplatformba integrálható
Előre egyeztetett találkozók a rendezvény során
A résztvevők számára fontos kérdés, hogy a rendezvényen kivel és mikor tudnak érdemben beszélni. A szervezőnek ehhez a rendelkezésre álló időt, a tárgyalóasztalok számát és a résztvevők eltérő jelenlétét is össze kell hangolnia.
Az RRR a partnerkereséstől a visszaigazolt találkozóig egy felületre rendezi az egyeztetést. A résztvevők maguk választják ki, kivel szeretnének találkozni; az időpontfoglalás figyelembe veszi a közös részvételi napokat, a rendszerben már rögzített találkozókat és a szabad asztalokat. A létrejött foglalásban együtt szerepel a tárgyalópartner, a kezdési és befejezési idő, valamint az asztalszám.
A rentiT Rapid Rendezvous megoldás olyan konferenciák, szakmai szervezeti események, partnernapok és üzleti fórumok szervezését segíti, ahol előre kijelölt időszakokban zajlanak a személyes megbeszélések. A szervező ezekhez határozza meg az időkereteket, a résztvevők pedig már a rendezvény előtt összeállíthatják saját találkozóikat.
Résztvevői kapcsolatok és időpont-egyeztetés
Kereshető szakmai profilok
A név, cégnév, pozíció és iparág alapján végzett keresés segíti a tárgyalópartner kiválasztását. A profilokhoz tartozó bemutatkozás, valamint a rentiT EES beléptető és helyszíni regisztrációs rendszer adataival összhangban a részvételi napok és valós jelenléti információk alapján történő kapcsolatfelvétel hatékony és a szervezők által is áttekinthető találkozószervezést tesz lehetővé.
Az eseményhez igazított meghívási módok
A rendszerben többféle időpont-egyeztetési logika alkalmazható, többek között:
- A meghívott választ időpontot: a címzett a közösen elérhető időpontok közül foglal.
- A meghívó egy időpontot javasol: a címzett az ajánlott időpontot fogadja el, vagy elutasítja a meghívást.
- A meghívó több időpontot ajánl fel: a címzett ezek közül választ egyet; a felajánlható időpontok számát a szervező állítja be.
A meghívások és lemondások kommentelhetők és rugalmasan, egyszerűen kezelhetők a felek számára.
Személyes program és naptárba mentés
A visszaigazolt találkozók naptárnézetben és időrendi listában jelennek meg. A naptár a networking-idősávokat, a szüneteket és a függő meghívások felajánlott időpontjait is jelzi, így a résztvevő egy helyen látja a rögzített programját és a még egyeztetés alatt álló lehetőségeket.
Az egyes találkozók Google Naptárba és Outlookba menthetők, illetve ICS-fájlként letölthetők. A felület használatához külön alkalmazás telepítése nem szükséges; a résztvevő e-mailben kapott egyedi hivatkozással lép be.
A résztvevők a profiljuk alatt rugalmasan állíthatják a rendezvényen történő elérhetőségüket.
Szervezői áttekintés és résztvevőkezelés
Résztvevői adatok előkészítése
A résztvevői adatok Excel-fájlból is feltölthetők, az adatintegritást biztosító intelligens adminisztrációs felületen, de a rentiT Rapid Rendezvous rendszere szoros integrációban működik a rentiT EES rendszerrel és a rentiT REM rendezvényplatformmal is. Ilyen formában a rentiT teljes rendezvény ökoszisztémát biztosít teljes körű rendezvény networking megoldásként, hiszen a résztvevői adatok manuális beavatkozás nélkül, automatikusan érhetőek el az online regisztráció, helyszíni regisztráció és érkeztetés valamint a rendezvényalkalmazás számára is - így nincs szükség Excel-fájlokkal történő bonyolult műveletekre.
Az adminisztrációs felületen minden résztvevői és szervezett találkozó adat egyenként is szerkeszthető a szervező által.
A rentiT Rapid Rendezvous (RRR) rendszere akár több egyidejű, párhuzamosan futó rendezvény kezelésére is képes.
Időkeretek és asztalkapacitás
A naponként megadható networking idősáv, szünet és a rendelkezésre álló asztalkapacitás rugalmasan konfigurálható, egyben testre szabható az egyes résztvevők által szervezhető találkozók maximális száma is.
A rendszer kizárja az azonos időpontra eső résztvevői vagy asztalfoglalási ütközéseket.
Kimutatások és exportok
A szervező az adminisztrációs felületen valós időben követheti a rendezvény networking folyamatait. Ellenőrizheti a belépett résztvevők számát, a meghívások állapotát, az aktív és lemondott találkozókat, valamint a napi és időpontonkénti kapacitás kihasználtságát. A résztvevői, meghívási és találkozóadatok kiexportálhatóak további feldolgozáshoz.
E-mailes tájékoztatás és helyszíni signage és asztalkijelző
A konfigurálható értesítéstípusok alapján e-mail tájékoztat a meghívásokról, az elfogadásról, az elutasításról és a találkozók lemondásáról. A még be nem lépett résztvevőknek a rendszer automatikusan vagy szervezői kezdeményezésre emlékeztetőt küldhet. Az adminisztrációs felületen teljes körű üzenetsablon-szerkesztő áll a szervezők rendelkezésére.
A helyszíni signage kijelzőkön az esemény programja, időrendje, szponzorok és a soron következő időpontok megjelenítése szabadon konfigurálható. Az asztalokon elhelyezett kijelzők az aktuális vagy következő találkozók résztvevőit és cégeit mutatják. Ez közös tájékozódási pontot ad a networking-területen, a résztvevők saját - az alkalmazásban is megtekinthető - programja mellett.
Hozzáférés és használati feltételek
A rendszer a név és az e-mail-cím mellett céges és szakmai profiladatokat, részvételi napokat, meghívásokat és találkozóadatokat kezel. A résztvevői és szervezői felületek eltérő feladatok és hozzáférések alapján érhetők el, a rendszer teljes körű naplózást végez minden adminisztrátori tevékenységről.
Saját fejlesztés a rendezvényes találkozókhoz
A rentiT Rapid Rendezvous (RRR) a rentiT saját fejlesztésű rendezvény ökoszisztémájának részeként rugalmasan együttműködik, a rentiT által kínált egyéb szoftveres és hardveres megoldásokkal, mint az EES, REM, regiPod és akár a mobil forgóvillás rendszerrel is.
Gyakran ismételt kérdések (GYIK)
- Igényelhető külön matchmaking / networking modulként?
Az RRR önálló modulként is igényelhető üzleti találkozók szervezéséhez.
Viszont a REM rendezvényplatformba integrálva számos egyéb rentiT szolgáltatáshoz kapcsolódva - az eredeti igényeken túlmutató komplex rendezvényélmény és látogatói utazás valósítható meg.
- Szükséges alkalmazást telepíteni?
Nem. A résztvevői felület böngészőben működik mobiltelefonon, táblagépen és számítógépen. A belépés e-mailben kapott hivatkozással történik.
- Ki választja ki a tárgyalópartnert?
A tárgyalópartnert a résztvevő választja ki a kereshető szakmai profilok közül. A rendszer az időpont-egyeztetést és a szabad asztal hozzárendelését kezeli.
- Működik többnapos rendezvényen?
Igen. A rendezvény napjaihoz külön networking-idősávok tartozhatnak. A partnerlista és az időpont-egyeztetés figyelembe veszi, hogy a résztvevők mely napokon vannak jelen.
- Hozzáadható a találkozó a saját naptárhoz?
Igen. Az egyes találkozók Google Naptárba és Outlookba menthetők, illetve ICS-fájlként letölthetők. A mentés nem jelent kétirányú naptárszinkronizációt.
Ajánlatkérés rendezvényes networking megoldáshoz, matchmakinghez
Az ajánlat előkészítéséhez a rendezvény időpontja és helyszíne, a tervezett résztvevőszám, a networkingre szánt idő, az asztalok száma és az esetleges adatkapcsolati igény ad kiindulópontot.