Ultrakompakt regiPod alapú rendezvény check-in és helyszíni badge-nyomtatás

A rentiT ultrakompakt rendezvény check-in és helyszíni badge-nyomtatási megoldása a rentiT Event Registration Ecosystem része. Központi helyszíni végpontja a regiPod, amely a mindenkori aktuális EES – Event Entry System szoftverrel működik, és hostess által kezelt vagy önkiszolgáló vendégérkeztetéshez egyaránt használható.

A vezeték nélküli, kis helyigényű rendszer gyorsan telepíthető, könnyen áthelyezhető, és a vendégazonosítástól a jogosultságkezelésen át a helyszíni badge- vagy karszalagkiadásig egységes rendezvényregisztrációs környezetet biztosít. Konferenciákon, vállalati rendezvényeken, kiállításokon és más eseményeken is alkalmazható.

Ultrakompakt kialakítás · Hostess vagy self check-in · Badge- és karszalagnyomtatás · Vezeték nélküli működés · Event Registration Ecosystem

PROJEKTKONZULTÁCIÓ KÉRÉSE

Rugalmas helyszíni check-in ott, ahol a vendégek érkeznek

A helyszíni rendezvényregisztráció kialakítását nemcsak a vendéglétszám határozza meg. Az érkezési időablak, a vendégút, a rendelkezésre álló hely, az azonosítási mód, a jogosultságok és a helyszíni badge-kiadás egyaránt befolyásolják a megfelelő rendszer kialakítását.

A regiPod ultrakompakt kialakítása lehetővé teszi, hogy professzionális check-in pontok kis helyen, gyorsan és fix helyszíni adat- vagy áramkiállástól függetlenül kerüljenek kialakításra.

A regisztrációs pont így elsősorban a vendégút és az érkezési forgalom logikájához igazítható.

Főbb funkciók

Hostess által kezelt check-in

A helyszíni személyzet név, QR-kód vagy vonalkód alapján azonosítja és érkezteti a vendéget.

Hostess által kezelt konfigurációban opcionális, ujjon viselhető QR- és vonalkódolvasó is használható. Ennek előnye, hogy az azonosítás közben a hostess keze szabadon marad a vendégfogadáshoz és más helyszíni feladatokhoz.

Önkiszolgáló self check-in

A regiPod önkiszolgáló check-in pontként is konfigurálható.

Ugyanaz a fizikai állomás az adott rendezvény igényei szerint hostess által kezelt vagy self check-in végpontként működik.

Többféle vendégazonosítás

A rendszer támogatja:

• a név szerinti keresést;
• a QR-kódos azonosítást;
• a vonalkódos azonosítást;
• az NFC- és RFID-alapú azonosítást.

Helyszíni badge- és karszalagnyomtatás

A regiPod helyszíni badge- és karszalagnyomtatási folyamatokhoz konfigurálható.

Nyomdailag előkészített badge esetén a vendég személyes adatai helyben kerülnek a kártyára, más konfigurációban pedig a teljes badge vagy karszalag a helyszíni regisztráció során készül el.

A vendégazonosítás, a check-in és a fizikai azonosító kiadása így egyetlen rendezvényregisztrációs rendszer részeként működik.

Új vendég helyszíni regisztrációja

Korábban nem regisztrált vendég a helyszínen is rögzíthető.

A bekért mezők és vendégadatok az adott rendezvény követelményei szerint konfigurálhatók.

Vendégadatok módosítása

Megfelelő operátori jogosultsággal a meglévő vendégadatok a helyszínen is módosíthatók.

Belépési jogosultságok kezelése

A regiPod az elhelyezésének és az adott check-in pont szerepének megfelelő jogosultságokat kezeli.

Külön jogosultság rendelhető például:

• szekcióteremhez;
• ebéd- vagy cateringbelépéshez;
• VIP-területhez;
• meghatározott programhoz vagy eseményrészhez.

A regiPod ezért nemcsak a rendezvény fő érkezési pontján, hanem az eseményen belüli további jogosultsági pontokon is használható.

EES – Event Entry System és a rentiT Event Registration Ecosystem

A regiPod a rentiT Event Registration Ecosystem helyszíni végpontjaként működik. A megoldás szoftveres alapja az EES – Event Entry System, amely többek között a vendégadatokat, az azonosítást, a check-in állapotokat, a jogosultságokat és a badge-kiadáshoz kapcsolódó feladatokat kezeli.

Az EES feladata a harmadik fél rendszereiből érkező vendég- és regisztrációs adatok kezelése is.

A regiPod így nem önálló check-in eszközként, hanem egy nagyobb rendezvényregisztrációs ökoszisztéma részeként működik.

Külső regisztrációs rendszerek integrációja

A rendezvény előregisztrációjának nem szükséges a rentiT rendszerében történnie.

A vendégadatok betölthetők előkészített adatállományból, illetve megfelelő integrációt követően más rendezvény-, regisztrációs vagy ügyféloldali rendszerből is érkezhetnek.

Ha a projektben az EES végzi a belépési azonosítók kezelését, a rendszer egyedi QR-kódot generál és küld a résztvevőknek, amelyet a regiPod a rendezvényre történő érkezéskor azonosításra használ.

A külső online regisztráció és a rentiT helyszíni check-in rendszere így egységes vendégérkeztetési folyamat részeként működik.

Kapcsolódás a rendezvényalkalmazáshoz és más rendszerekhez

Megfelelő integráció esetén a helyszíni check-in státusz megjelenik a rentiT rendezvényalkalmazásában.

A résztvevő jelenléti állapota így a rendezvény más digitális funkciói számára is rendelkezésre áll.

A rentiT Event Registration Ecosystemben a helyszíni regisztráció többek között:

• rendezvényalkalmazással;
• látogatókövetési megoldással;
• gamification és pontgyűjtési funkciókkal;
• sorsolási és aktivitási rendszerekkel;
• szervezői és biztonsági felületekkel

kapcsolható össze az adott projektben kialakított integráció szerint.

Ultrakompakt kialakítás, vezeték nélküli működés

Az ultrakompakt kialakítás nem csupán kis helyigényt jelent.

A regiPod:

• gyorsan telepíthető;
• könnyen áthelyezhető;
• kis helyen elhelyezhető;
• működés közben nem igényel fix helyszíni adat- vagy áramkábel-csatlakozást;
• mobil adatkapcsolattal nem függ a rendezvényhelyszín Wi-Fi-hálózatától.

A megfelelő mobilhálózati lefedettséget a projekt tervezése során ellenőrizni kell.

A rendezvény arculatához igazítható megjelenés

A rendezvényregisztrációs pont a vendégút egyik első fizikai érintkezési pontja, ezért annak vizuális megjelenése fontos része a rendezvényélménynek.

A regiPod külső megjelenése egyedi mágnesmatricával igazítható az esemény arculatához.

A LED-világítás dekoratív és funkcionális szerepet egyaránt betölt. A konfiguráció szerint például az állomás állapotát vagy a belépési jogosultság eredményét jelzi.

A regiPod kis helyigénye lehetővé teszi TFLEX világító hostesspulton történő elhelyezését is, így kompakt és vizuálisan egységes vendégfogadó pont alakítható ki.

Miért érdemes ultrakompakt check-in rendszert használni?

Rugalmas elhelyezés

A check-in állomások helyét elsősorban a vendégút és az érkezési forgalom határozza meg, nem a fix kábelezés elhelyezkedése.

Egy rendszerben kezelt érkeztetés és badge-kiadás

A vendégadatok, a helyszíni check-in, a jogosultságkezelés és a fizikai badge vagy karszalag kiadása közös rendszerben kezelhető.

Azonos technológia több check-in szerephez

A regiPod hostess által kezelt és önkiszolgáló konfigurációban egyaránt használható.

Rendezvényre szabható működés

A regiPod az adott rendezvény regisztrációs és check-in folyamatai szerint teljes mértékben testre szabható és szabadon konfigurálható.

Ökoszisztémába illeszkedő megoldás

A regiPod nem elszigetelt végpont. Az EES és a rentiT Event Registration Ecosystem további elemei révén a helyszíni regisztráció egy nagyobb, egységes rendezvénytechnológiai környezet részeként is működik.

Teljes projektalapú szolgáltatás

Az ultrakompakt rendezvény check-in és badge-nyomtatási rendszer teljes projektalapú szolgáltatásként érhető el.

A szolgáltatás pontos terjedelmét az adott rendezvény igényei határozzák meg. A választható szolgáltatási elemek közé tartozik:

• a regiPod állomások biztosítása;
• az EES konfigurációja;
• vendégadatok előkészítése;
• külső rendszerintegráció;
• egyedi QR-kódok generálása és kiküldése;
• badge- és karszalagnyomtatási kellékanyagok;
• arculati konfiguráció;
• eszközelőkészítés;
• helyszíni logisztika;
• telepítés;
• technikai támogatás;
• teljes helyszíni rendszerüzemeltetés.

Egyszerűbb eseményekhez Badge Printing as a Service szolgáltatási modell is elérhető. Ebben az esetben a rentiT előkészíti a rendszert, a helyszíni működtetést pedig az ügyfél vagy a rendezvény hostess-személyzete végzi.

Összetettebb projektekhez a rentiT helyszíni technikai támogatással vagy teljes üzemeltetéssel biztosítja a rendszert.

Együttműködés a rentiT Event Registration Ecosystem további végpontjaival

A rendezvényregisztrációs rendszer nem kötődik egyetlen típusú check-in végponthoz.

A regiPod együtt használható a rentiT Event Registration Ecosystem más elemeivel.

Self Check-in kioszk

Nagyobb, fixen elhelyezett önkiszolgáló vendégfogadó pontokon floor-standing Self Check-in kioszk használható.

Forgóvillás rendezvénybeléptetés

Fizikai belépéskorlátozást igénylő helyeken az EES forgóvillás rendezvénybeléptetési rendszerrel működik együtt.

Mobiltelefonos és tabletes check-in

Ha egy belépési ponton nincs szükség helyszíni badge- vagy karszalagnyomtatásra, mobiltelefonos vagy tabletes check-in használható.

Laptopos check-in

Nagyobb képernyőt vagy összetettebb helyszíni adatkezelést igénylő pontokon az EES laptopos végponton is használható.

Ez lehetővé teszi, hogy ugyanazon rendezvény különböző érkezési és belépési pontjai az adott feladathoz legjobban illeszkedő végpontot használják.

Kapacitástervezés

A rentiT projekttapasztalatai alapján egy regiPod check-in állomásra körülbelül 100 résztvevővel érdemes tervezni.

Ez tervezési irányszám, nem garantált teljesítményadat.

A szükséges állomásszámot a teljes vendéglétszám mellett elsősorban:

• az érkezési időablak;
• az alkalmazott azonosítási mód;
• a szükséges adatellenőrzés;
• a helyszíni adatbevitel;
• a badge- vagy karszalagkiadási folyamat

határozza meg.

Azonos vendéglétszám mellett ezért eltérő rendezvényekhez eltérő számú check-in állomás szükséges.

Kinek és milyen rendezvényekre ajánlott?

Az ultrakompakt check-in és helyszíni badge-nyomtatási megoldás különösen alkalmas:

• konferenciákra és kongresszusokra;
• vállalati rendezvényekre;
• partner- és ügyféleseményekre;
• kiállításokra és szakmai vásárokra;
• több érkezési vagy belépési ponttal működő eseményekre;
• VIP- és külön jogosultságú területekre;
• helyszíni badge- vagy karszalagkiadást igénylő rendezvényekre;
• olyan helyszínekre, ahol a check-in pontokat gyorsan kell kialakítani vagy áthelyezni;
• külső előregisztrációs rendszerhez kapcsolódó helyszíni érkeztetésre.

Mikor célszerű más check-in megoldást választani?

Ha nincs szükség helyszíni badge- vagy karszalagnyomtatásra, és a hostess folyamatosan mozog a helyszínen, mobiltelefonos vagy tabletes check-in egyszerűbb megoldást jelent.

Nagy, fixen elhelyezett önkiszolgáló vendégfogadó ponthoz a floor-standing Self Check-in kioszk illeszkedik jobban.

Fizikai belépéskorlátozást igénylő eseményeken a check-in rendszer forgóvillás rendezvénybeléptetéssel egészül ki.

Kültéri vagy kedvezőtlen környezeti használat előtt az adott konfiguráció műszaki alkalmasságát külön ellenőrizni kell.

Gyakorlati tapasztalatok

A rentiT projekttapasztalatai alapján a helyszíni check-in kapacitását nem önmagában a teljes vendéglétszám határozza meg.

Kiemelten fontos az érkezési időablak: rövid idő alatt koncentráltan érkező vendégek több párhuzamos check-in állomást igényelnek, mint azonos létszámú, de hosszabb időszak alatt folyamatosan érkező résztvevők.

A rendszertervezés ezért a vendéglétszám mellett az érkezési mintát és a helyszíni check-in műveletek összetettségét is figyelembe veszi.

Gyakori kérdések

• Mi az ultrakompakt rendezvény check-in és badge-nyomtatási megoldás?

  • A rentiT megoldása a rentiT Event Registration Ecosystem ultrakompakt helyszíni check-in konfigurációja. Központi fizikai végpontja a regiPod, amely EES – Event Entry System szoftverrel vendégazonosítást, érkeztetést, jogosultságkezelést és helyszíni badge- vagy karszalagkiadást biztosít.

• Mit jelent az ultrakompakt kialakítás?

  • Az ultrakompakt kialakítás kis helyigényű, gyorsan telepíthető és könnyen áthelyezhető check-in pontot jelent. A regiPod működés közben nem igényel fix helyszíni adat- vagy áramkábel-csatlakozást.

• Hány regiPod állomás szükséges egy rendezvényhez?

  • Tervezési kiindulópontként egy regiPod állomásra körülbelül 100 résztvevővel érdemes számolni. A tényleges állomásszámot az érkezési időablak, az azonosítási mód, az adatkezelési feladatok és a badge- vagy karszalagkiadás összetettsége határozza meg.

• Használható más rendszerben regisztrált vendégekkel?

  • Igen. Megfelelő integráció esetén a vendégadatok más rendezvény-, regisztrációs vagy ügyféloldali rendszerből érkeznek az EES-be. Az EES a projekt konfigurációja szerint egyedi belépési QR-kódot is generál és küld a résztvevőknek.

• Szükséges helyszíni technikus?

  • Nem minden rendezvénynél. Badge Printing as a Service szolgáltatásban az előkészített rendszert az ügyfél vagy a rendezvény hostess-személyzete kezeli. Összetettebb projektekhez a rentiT helyszíni technikai támogatást vagy teljes üzemeltetést biztosít.

• Kezelhet a rendszer külön belépési jogosultságokat?

  • Igen. A regiPod és az EES az adott belépési pontnak megfelelő jogosultságokat kezeli. Ilyen lehet például egy szekcióterem, catering terület, VIP-zóna vagy más korlátozott rendezvényterület.

• Szükséges helyszíni Wi-Fi?

  • Nem. A regiPod mobil adatkapcsolattal működik, ezért nem támaszkodik a rendezvényhelyszín Wi-Fi-hálózatára. A működéshez megfelelő mobilhálózati lefedettség szükséges.

• Megjelenik a check-in státusz a rendezvényalkalmazásban?

  • Megfelelő integráció esetén a helyszíni check-in státusz megjelenik a rentiT rendezvényalkalmazásában, így a résztvevő jelenléti állapota más rendezvényfunkciók számára is rendelkezésre áll.

• Készíthető teljes badge a rendezvény helyszínén?

  • Igen. A rendszer előnyomott badge helyszíni megszemélyesítésére és megfelelő konfigurációban teljes badge helyszíni előállítására is használható.

Kapcsolódó megoldások

Önkiszolgáló Self Check-in kioszk

A floor-standing Self Check-in kioszk nagyobb, fixen elhelyezett önkiszolgáló vendégfogadó pontként egészíti ki az ultrakompakt regiPod állomásokat.

Forgóvillás rendezvénybeléptetés

A forgóvillás rendezvénybeléptetés olyan eseményeken kapcsolódik az EES-hez, ahol a jogosultság ellenőrzését fizikai belépéskorlátozás követi.

Látogatókövetés és visitor analytics

A check-in adatok a rendezvény jelenléti és látogatói adatainak egyik fontos kiindulópontját adják, és az adott projekt integrációi szerint látogatókövetési megoldásokhoz kapcsolódnak.

Kapcsolódó bérelhető eszközök

regiPod vezeték nélküli check-in és badge-nyomtató állomás

A regiPod a megoldás elsődleges helyszíni végpontja. Hostess által kezelt és önkiszolgáló check-inhez egyaránt konfigurálható.

TFLEX világító hostesspult

A regiPod ultrakompakt kialakítása miatt TFLEX világító hostesspulton is elhelyezhető, így kis helyigényű, egységes vendégfogadó pont alakítható ki.

Kapcsolódó szoftver

EES – Event Entry System

Az EES a megoldás kötelező szoftveres eleme. A vendégadatok, az azonosítás, a check-in státuszok, a jogosultságkezelés, a helyszíni badge-kiadás és a kapcsolódó rendszerintegrációk közös szoftveres környezetben működnek.

Ultrakompakt check-in rendszer tervezése

A megfelelő konfigurációt a rendezvény vendéglétszáma, érkezési időablaka, helyszíne, azonosítási módja, badge- vagy karszalagigénye, jogosultsági szabályai és szükséges rendszerintegrációi határozzák meg.

Ajánlatkérés regiPod alapú helyszíni rendezvény regisztrcióra és badge nyomtatásra

A megfelelő regiPod alapú megoldás összeállításához az alábbi információk megadása szükséges:

• rendezvény időpontja és helyszíne
• várható vendéglétszám és érkezési időablak
• tervezett beléptető pontok száma
• a hostess vagy self check-in működési igény
• badge- vagy karszalagigény

PROJEKTKONZULTÁCIÓ KÉRÉSE