rentiT RSVP – Rendezvény microsite és rendezvényregisztráció

A rentiT RSVP rendezvényenként igényelhető gyorsan bevethető, célzott webes meghíváskezelő és regisztrációs szoftver, amely elsősorban a részvételi visszajelzésekre és a jelentkezői adatok minél egyszerűbb kezelésére fókuszál, bonyolult platform háttér nélkül.

Gálák, protokollrendezvények, zártkörű események és jóváhagyáshoz kötött szakmai találkozók szervezését támogatja.

Az esemény jellege szerint személyes meghívásos RSVP vagy szervezői elbírálásra és jóváhagyásra épülő regisztráció is választható, szekcióválasztással, férőhelykezeléssel.

Ajánlatkérés · Szoftverbemutató egyeztetése

Gyors áttekintés

• Elsődleges feladat: Meghívások, részvételi visszajelzések és jelentkezések kezelése
• Célcsoport: Rendezvényszervezők, ügynökségek, vállalati szervezőcsapatok és protokollmenedzserek
• Regisztráció: Személyes meghívásos RSVP vagy szervezői jóváhagyásos jelentkezés
• Felhasználói felület: Böngészőből elérhető weboldal és szervezői adminisztráció
• Testreszabás: Rendezvényarculat, szövegek és űrlapmezők
• Visszaigazolás: E-mail, QR-kód, SMS, ICS-naptárfájl a választott regisztrációs működés szerint
• Kiegészítők: Apple Wallet, Google Wallet, emlékeztető és kísérőkezelés
• Szekciókezelés: A szekciós változatban egy szekció választása, férőhelykorláttal
• Adatfeldolgozás: Keresés, szűrés, adatmódosítás és XLSX-export
• Igénybevétel: Rendezvényenkénti, egyszeri díjazás
• Csomagok: 150 főig, 500 főig és 500 fő felett
• Üzemeltetés: A rentiT saját szerverkörnyezetében
• Támogatás: Betanítás és aktív ügyfélszolgálat

Visszajelzések egy helyen, kevesebb adatbevitellel

Egy személyes meghívásra épülő rendezvénynél a szervező gyakran már ismeri a vendégek nevét és elérhetőségét. Ilyenkor a részvétel megerősítése és néhány kiegészítő információ összegyűjtése a feladat. Más eseményeknél nyilvános jelentkezési lapra van szükség, de a részvételről a szervező dönt.

A rentiT RSVP mindkét helyzethez kínál célzott megoldást.

A rentiT RSVP személyes meghívásos megoldása csökkenti a vendég által megadandó adatok mennyiségét ezáltal növeli a visszajelzések hatékonyságát, a jóváhagyásos regisztráció pedig segíti a jelentkezések szűrését és pontos vendégkör kialakítását.

A válaszok és a jelentkezések közös szervezői nyilvántartásba kerülnek, így a vendéglista előkészítéséhez nem szükséges külön e-mail-válaszokat és táblázatokat összefésülni.

Két regisztrációs mód az esemény igényeihez

Személyes meghívásos RSVP

Gálavacsorákhoz, protokollprogramokhoz és kisebb zártkörű rendezvényekhez az előre feltöltött vendéglistára épülő megoldás ideális választás. A meghívott a rendezvény kezdetéig élő személyes hivatkozást kap, amelyről közvetlenül eléri saját visszajelző felületét, ahol már csak a részvétel megerősítése vagy lemondása mellett csak a rendezvényhez szükséges kiegészítő információkat adja meg. Ilyen lehet az étkezési preferencia vagy az érkezési mód jelzése.

A meghívók az RSVP rendszerből vagy külső e-mail-küldő megoldásból is kiküldhetők. A részvétel megerősítését követően QR-kódos visszaigazoló e-mail, SMS és naptárba importálható ICS-fájl és vagy wallet segíti a vendég felkészülését.

Jelentkezés szervezői jóváhagyással

Szakmai eseményeknél és elbíráláshoz kötött rendezvényeknél nyilvános jelentkezési felület fogadja a résztvevői adatokat. A név és az e-mail-cím mellett tetszőleges adatok is bekérhetőek; cégnév, pozíció, tagsági azonosító, résztvevői kategória és étkezési igény stb.

A szervező az adminisztrációs felületen fogadja el vagy utasítja el a kérelmet, a döntésről külön automata értesítés készül, mely alapján kerülnek kiküldésre a belépésre jogosító QR-kódos visszaigazolások és tájékoztatók.

Szekcióválasztás férőhelykezeléssel

A jóváhagyásos, szekciós változat a jelentkezést programválasztással kapcsolja össze. A résztvevő a meghirdetett szekciók közül választ a rendelkezésre álló kapacitás mértékéig.

A szervező többnyelvű szekciócímeket, leírásokat, tetszőleges időpontokat és férőhelyszámokat kezelhet az adminisztrációban a könnyen kezelhető várólista funckiónak köszönhetően.

Rendezvényarculat és célzott adatbekérés

A megjelenés, a szövegezés és az űrlapmezők szabadon konfigurálhatóak és az eseményhez igazíthatók.

Az adatbekérés logikája a szervezési feladathoz igazodik:

• a személyes meghívásos felület esetén a legtöbb adat előre ismert, csak rendezvény specifikus információk gyűjtése a legfőbb cél,
• a jóváhagyásra épülő változat esetében a bővebb résztvevővel kapcsolatos információ valamint a jóváhagyási procedúra a hangsúlyos.

Többnyelvű felület

A regisztrációs felület nyelve választható; a magyar és angol mellett további nyelvek is elérhetőek. A többnyelvű regisztrációs változat a jelentkezés nyelvéhez igazodó értesítéseket kezel.

Szervezői adminisztráció és export

Az adminisztrációs felületen kereshető, szűrhető vendég- vagy jelentkezőlista, szerkeszthető résztvevői adatok és Excelben feldolgozható XLSX-export segíti a munkát.

A rendelkezésre álló további funkciók a választott változathoz igazodnak:

• Személyes meghívásos RSVP: vendéglista betöltése, részvételi visszajelzések és étkezési igények összesítése, ismétlődő e-mail-címek szűrése, valamint egyedi visszaigazoló e-mail küldése.
• Jóváhagyásos regisztráció: elbírálásra váró, elfogadott és elutasított jelentkezések kezelése, döntések időpontjának és elbírálójának rögzítése, szekcióadminisztráció, valamint a teljes vagy szűrt jelentkezőlista exportja.

Digitális visszaigazolás és helyszíni érkeztetés

A QR-kódos e-mail és az SMS mellett az ICS-fájl a rendezvény naptárba mentését segíti. Apple Wallet- és Google Wallet-támogatás, emlékeztető küldése és kísérő megadása is opció.

A helyszíni vendégérkeztetést az EES és regiPod teszi gördülékennyé.

Előkészítés, betanítás és támogatás

Az RSVP rendszer használatához teljeskörű technikai támogatás, előzetes betanítás és telefonos support tartozik.

Üzemeltetés és adatkezelés

A rendszer a rentiT saját szerverkörnyezetében, az EU-n belül, Magyarországon, Budapesten működik.

A rentiT adatfeldolgozóként vesz részt a szolgáltatásban. Az adatok hozzáférhetőségének időtartamát és a kapcsolódó feltételeket egyedimegállapodás határozza meg.

Rendezvényenkénti igénybevétel

A rentiT RSVP rendezvényenként létszámfüggő díjazással - 150, 500, 500 fő feletti csomagokkal vehető igénybe.

Mikor indokolt a REM rendezvényplatform?

A rentiT RSVP elsősorban egyszerűbb regisztrációs feladatokra szolgál, ahol elsődleges szempont a gyors és egyszerű regisztrációs folyamat.

Összetett, komplex, több rendezvény közös kezeléséhez, jegyértékesítéshez és rendezvényalkalmazáshoz a rentiT REM integrált rendezvényplatform kínál szélesebb funkciókészletet.

Gyakran ismételt kérdések (GYIK)

• Szükséges minden vendégnek újra kitöltenie az adatait?

  • A személyes meghívásos RSVP előre feltöltött vendégadatokkal működik. A meghívott a saját hivatkozásáról jelzi részvételét, és a rendezvényhez szükséges kiegészítő adatokat adja csak meg.

• Lehet szervezői jóváhagyáshoz kötni a részvételt?

  • Igen. A jóváhagyásos változat elkülöníti a jelentkezés beérkezését és a részvétel elfogadását. A QR-kódos visszaigazolást az elfogadott jelentkező kapja meg.

• Hány szekció választható?

  • Tetszőleges számú szekció kezelhető. A rendszer figyelembe veszi a férőhelyeket, és a betelt szekcióra nem fogad új helyfoglalást, várólistát kezel.

• A szervező önállóan kezelheti a rendszert?

  • Igen. A szolgáltatáshoz betanítás tartozik, ezt követően a szervező saját adminisztrációs felületén kezeli a vendégeket vagy jelentkezéseket. A használatot rentiT-ügyfélszolgálat támogatja.

• A helyszíni érkeztetés is kapcsolódhat a regisztrációhoz?

  • Igen. Mindkét RSVP-változat mellé EES-alapú helyszíni érkeztetés kérhető.

RSVP-bemutató és ajánlatkérés

Az ajánlat előkészítéséhez a rendezvény típusa, időpontja, várható létszáma, a meghívásos vagy jóváhagyásos regisztráció igénye, valamint a szükséges nyelvek és szekciók adnak kiindulópontot. A helyszíni érkeztetés és a kiegészítő szolgáltatások ennek megfelelően állthatók össze.

Ajánlatkérés · Szoftverbemutató egyeztetése